Stämmoprotokollet ska ange datumet och ort för stämman samt vilka beslut som har fattats. Information om annat än beslut behöver alltså inte tas upp i protokollet. Det kan dock vara klokt att dokumentera andra uppgifter som diskuteras på stämman. Som framgår nedan har information lämnad till stämman betydelse för stämmobeslutet om ansvarsfrihet. Protokollet ska också ange resultatet av omröstningar. Detta har betydelse eftersom vissa beslut förutsätter en kvalificerad majoritet, se nedan. Protokollet ska undertecknas av ordföranden och, om en sådan är utsedd, protokollföraren. Det ska dessutom undertecknas av den eller de justeringsmän som stämman utser. Protokollet ska även innehålla röstlängden, vilken är en anteckning av vilka aktieägare är närvarande och hur många röster varje aktieägare har. Så länge bolaget har några få aktieägare kan röstlängden skrivas in i själva protokollet. Om röstlängden innefattar ett flertal aktieägare, kan det vara enklare att upprätta ett separat dokument med uppgifter om namn och röster. Oavsett om röstlängden tas in i protokollet eller bifogas, var noga med att ange den kött-och-blod personen som företräder juridiska personer. Skriv till exempel Anders Andersson AB genom Anders Andersson. Någon måste dessutom kontrollera att personen är behörig att företräda den juridiska personen.
Årsstämman ska behandla frågan om ansvarsfrihet för styrelsen och vd:n. Om stämman eller en minoritet av minst 10 % röstar emot ansvarsfrihet får bolaget väcka talan mot den eller de personer som nekats ansvarsfrihet. Om ansvarsfriheten beviljas är bolaget däremot i princip förhindrat från att föra en skadeståndstalan. Men, en skadeståndstalan får föras trots beviljad ansvarsfrihet om riktiga och fullständiga uppgifter (om den omtvistade åtgärden) inte har lämnats i årsredovisningen eller i revisionsberättelsen eller på annat sätt till bolagsstämman. Ledningen bör därför se till att information om kontroversiella händelser framgår av årsredovisningen, revisionsberättelsen eller stämmoprotokollet.
Stämmobeslut förutsätter som regel en absolut majoritet, dvs mer än 50 % av rösterna. Regeln är välkänd och enkelt att tillämpa. Tänk på att regeln innebär att bara två förslag kan ställas mot varandra. Andra regler gäller beträffande vissa beslut. Vid val vinner den som har fått flest röster, även om han/hon inte har fått mer än 50 %. Ändring av bolagsordningen kräver som regel minst 2/3 av båda de avgivna rösterna och de aktier som är företrädda vid stämman. Således, måste man se hur många aktier är företrädda på stämman. Biträds beslutet av minst 2/3 av dessa aktier? Aktier som inte är företrädda på stämman beaktas inte för dessa beslut. Sedan räknar man rösterna för att se om antalet röster överstiger 2/3 av de avgivna rösterna. Vissa ändringar av bolagsordningen som innebär kraftiga ingrepp i utgivna aktiers rättigheter måste uppfylla skärpta majoritetskrav. I dessa fall måste såväl samtliga aktieägare vid stämman som minst 90 % av bolagets totala aktier stödja förslaget.
Sammanfattningsvis, ordföranden bör vara noga med röstlängden, ledningen bör lägga korten på bordet så att ansvarsfriheten håller, och ordföranden måste ha koll på de olika majoritetskraven. Väl mött på stämman!
Kommentaren avser rättsläget per den 30 januari 2020. Informationen utgör inte juridisk rådgivning i det enskilda fallet.
