Rätt tid: mellan 4-6 veckor före en ordinarie stämma, men bolagsordningen kan föreskriva senast 2 veckor före en ordinarie stämma (gäller ej publika bolag). Rätt sätt: Bolagsordningen styr hur aktieägarna ska kallas. De flesta bolagsordningar föreskriver kallelse med brev, men andra former är tillåtna. Varför inte e-post, som är både enkelt, billigt och miljövänligt? I vissa fall ska bolagsordningens kallelsesätt dock kompletteras med brev. Rätt innehåll: Förutom det självklara som tid och plats för stämman, ska kallelsen innehålla förslag till dagordning. Kallelsen ska innehålla det ”huvudsakliga innehållet” i förslag som ska behandlas på stämman. Även om sammanfattningar är tillåtna, genom att ange förslaget i sin helhet undviker Du bråk om huruvida det ”huvudsakliga innehållet” framgick av kallelsen. Speciella regler gäller vid förslag till nyemissioner, vinstutdelningar och vissa extraordinära beslut. Motioner? Om en aktieägare skriftligen begär det, och begäran kommer in minst 7 veckor före stämman eller i sådan tid att ärendet kan tas upp i kallelsen, ska det anges i kallelsen och tas upp på stämman. Tidsfristen kan medföra ett praktiskt problem för aktieägarna eftersom de inte alltid vet i förväg när stämman ska hållas. Hur ska de i så fall kunna räkna ut tidsfristen?
De som är införda i aktieboken har rätt att komma till stämman. Se till att en uppdaterad aktiebok är på plats. Letar efter ett sätt att porta en besvärlig aktieägare? Bolagsordningen kan kräva föranmälan för att delta. Om den besvärlige missar deadlinen för föranmälan, får han/hon inte komma in. Aktieägare har rätt att ta med sig upp till två personer. Eventuell föranmälningsplikt gäller även för dessa biträden. Aktieägare kan ge fullmakt till någon annan att delta vid stämman. Fullmakten ska vara undertecknad och daterad och inte mer än 1 år gammal. Låter enkelt, men i praktiken är många underskrifter oläsliga och personens behörighet ofta oklar om inget färskt registreringsbevis är bilagt fullmakten. Ordföranden avgör om den är giltig eller ej och dennes tumme upp eller ner kan ha avgörande betydelse för stämmobeslut.
Acklamation, typ rungande ja! är det vanligaste förfarandet på stämman. Men en aktieägare kan begära omröstning. Omröstning sker som regel öppet, dvs aktieägarna meddelar hur de röstar. Stämman (men inte en enskild aktieägare) kan dock besluta om sluten omröstning. Ordföranden bör därför komma till stämman utrustad med röstsedlar och lämplig kärl för att kunna genomföra en sluten omröstning, i vart fall om någon kontroversiell punkt finns på dagordningen.
Sammanfattningsvis, ser till att kallelsen sker i rätt tid och rätt sätt och kom till stämman med en uppdaterad aktiebok och beredskap för sluten omröstning. Nästa gång kommer vi gå genom majoritetskraven, protokollets utformning och ansvarsfrihet. Väl mött på stämman!
Kommentaren avser rättsläget per den 30 januari 2020. Informationen utgör inte juridisk rådgivning i det enskilda fallet.
