Bolagsstämman: en lathund (del 1)
Av advokat Barney Fyman, Prima Advokatbyrå, Borås
En gång för några år sedan började jag briefa en styrelseordförande om vissa rättsregler som kunde uppkomma vid ett förestående styrelsemöte när han avbröt mig med en sträng röst och enkel fråga: ”är det som Du tänker berätta need to know eller nice to know”? Här kommer min need-to-know- förteckning över vad Du behöver veta för att förberedda Dig för en ordinarie bolagsstämma. Nästa gång kommer jag gå genom hur man genomför årsstämman.
Kallelsen. Rätt tid: mellan 4-6 veckor före en ordinarie stämma, men bolagsordningen kan föreskriva senast 2 veckor före en ordinarie stämma (gäller ej publika bolag). Rätt sätt: Bolagsordningen styr hur aktieägarna ska kallas. De flesta bolagsordningar föreskriver kallelse med brev, men andra former är tillåtna. Varför inte e-post, som är både enkelt, billigt och miljövänligt? I vissa fall ska bolagsordningens kallelsesätt dock kompletteras med brev. Rätt innehåll: Förutom det självklara som tid och plats för stämman, ska kallelsen innehålla förslag till dagordning. Kallelsen ska innehålla det ”huvudsakliga innehållet” i förslag som ska behandlas på stämman. Även om sammanfattningar är tillåtna, genom att ange förslaget i sin helhet undviker Du bråk om huruvida det ”huvudsakliga innehållet” framgick av kallelsen. Speciella regler gäller vid förslag till nyemissioner, vinstutdelningar och vissa extraordinära beslut. Motioner? Om en aktieägare skriftligen begär det, och begäran kommer in minst 7 veckor före stämman eller i sådan tid att ärendet kan tas upp i kallelsen, ska det anges i kallelsen och tas upp på stämman. Tidsfristen kan medföra ett praktiskt problem för aktieägarna eftersom de inte alltid vet i förväg när stämman ska hållas. Hur ska de i så fall kunna räkna ut tidsfristen?
Rätt att delta. De som är införda i aktieboken har rätt att komma till stämman. Se till att en uppdaterad aktiebok är på plats. Letar efter ett sätt att porta en besvärlig aktieägare? Bolagsordningen kan kräva föranmälan för att delta. Om den besvärlige missar deadlinen för föranmälan, får han/hon inte komma in. Aktieägare har rätt att ta med sig upp till två personer. Eventuell föranmälningsplikt gäller även för dessa biträden. Aktieägare kan ge fullmakt till någon annan att delta vid stämman. Fullmakten ska vara undertecknad och daterad och inte mer än 1 år gammal. Låter enkelt, men i praktiken är många underskrifter oläsliga och personens behörighet ofta oklar om inget färskt registreringsbevis är bilagt fullmakten. Ordföranden avgör om den är giltig eller ej och dennes tumme upp eller ner kan ha avgörande betydelse för stämmobeslut.
Omröstning. Acklamation, typ rungande ja! är det vanligaste förfarandet på stämman. Men en aktieägare kan begära omröstning. Omröstning sker som regel öppet, dvs aktieägarna meddelar hur de röstar. Stämman (men inte en enskild aktieägare) kan dock besluta om sluten omröstning. Ordföranden bör därför komma till stämman utrustad med röstsedlar och lämplig kärl för att kunna genomföra en sluten omröstning, i vart fall om någon kontroversiell punkt finns på dagordningen.
Sammanfattningsvis, ser till att kallelsen sker i rätt tid och rätt sätt och kom till stämman med en uppdaterad aktiebok och beredskap för sluten omröstning. Nästa gång kommer vi gå genom majoritetskraven, protokollets utformning och ansvarsfrihet. Väl mött på stämman!
Det kan till exempel vara vårdslöst att besluta om en större investering på ett bristfälligt underlag. Det går att teckna en försäkring som täcker skadeståndsansvar. Ett annat ansvar som kan uppstå är ett s.k. bristtäckningsansvar, vilket innebär att ledamoten tvingas återställa värde som olovligen har delats ut till aktieägare eller annan. Utrymmet för vinstutdelningar framgår ju av bolagets årsredovisning. Värdeöverföringar som överstiger utrymmet är olovliga. Om mottagaren inte kan återbetala det till bolaget, får den/de styrelseledamöter som medverkade vid utdelningen täcka bristen. Ytterligare en ansvarsgrund är trolöshet mot huvudman. Detta ansvar uppkommer vid misskötsel av mer kvalificerad art. Till skillnad från skadeståndsansvaret och bristtäckningsansvaret är trolöshet mot huvudman ett brott, vilket innebär att ledamoten kan dömas till böter eller fängelse. Exempel på detta sågs nyligen då Växjös tingsrätt dömde en styrelseledamot till villkorlig dom och 175 timmars samhällstjänst. Ledamoten hade förmått en av bolagets borgenärer att reglera skulden genom att sätta in pengarna i ledamotens privata konto.
Ovan ansvarsgrunder förekommer inte ofta i rättspraxis. Det finns dock två andra ansvarsgrunder som ofta leder till personligt betalningsansvar för ledamöter och som ofta förekommer. Det första är betalningsansvar för bolagets obetalda skatter. Om bolagets underlåtenhet att betala skatter beror på företrädarens uppsåt eller grov vårdslöshet, kan företrädaren själv tvingas reglera skatteskulderna. För att undvika detta, ska företrädaren försöka avveckla bolagets verksamhet innan skatterna förfaller till betalning. Det säkraste sättet att undvika ett betalningsansvar är att ansöka om konkurs innan skatternas förfallodag. Den andra vanliga grunden för betalningsansvar är att underlåta att upprätta en kontrollbalansräkning och vidtar de andra lagstadgade åtgärder (revisorns granskning, stämmor) när ledamoten har skäl att misstänka att bolagets egna kapital understiger aktiekapitalet med minst 50 %. Lagen ställer upp ett konkret körschema som styrelsen måste följa för att undvika betalningsansvar på denna grund. Om styrelsen inte har koll på körschemat kan det står ledamöterna dyrt.
